退職届・退職願の書き方と提出のマナー。違いと注意点

退職を決めたとき、避けて通れないのが退職届や退職願の作成です。しかし、「退職届と退職願はどう違うのか」「いつ、どうやって出せばいいのか」と、意外とあいまいなまま進めてしまう人も少なくありません。書き方やマナーを誤ると、円満退職に水を差してしまうこともあります。この記事では、退職届・退職願の違いから、正しい書き方、提出のタイミングとマナーまで、基本から丁寧に解説します。

退職届と退職願の違い

まず押さえておきたいのが、退職届と退職願の違いです。退職願は、「退職させてください」と会社にお願いする書類で、提出後も撤回できる余地があります。一方、退職届は、「退職します」と会社に一方的に通告する、より強い意思表示の書類で、原則として撤回できません。一般的な流れとしては、まず口頭で退職の意思を伝え、上司と相談のうえで退職願または退職届を提出する形になります。会社の慣習によって求められる書類が異なるため、事前に確認しておきましょう。

手書きとパソコン、どちらで書くか

退職届・退職願は、手書きでもパソコン作成でも、基本的にはどちらでも問題ありません。かつては手書きが一般的でしたが、近年はパソコンで作成するケースも増えています。ただし、会社によっては手書きを求める慣習が残っていることもあるため、迷ったら人事や上司に確認するのが確実です。いずれの場合も、丁寧に、正式な形式で作成することが、社会人としての礼儀です。

基本的な記載項目

退職届・退職願に記載する基本項目は、表題（「退職届」または「退職願」）、本文、退職日、提出日、所属部署と氏名、そして宛名（会社の代表者名）です。本文には、「私事、」で書き始め、「一身上の都合により、〇年〇月〇日をもって退職いたします」という定型的な表現を用いるのが一般的です。退職理由は、具体的に書く必要はなく、「一身上の都合」とするのが慣例です。日付や氏名の誤りがないよう、提出前に必ず確認しましょう。

提出のタイミング

退職届・退職願は、口頭で退職の意思を伝え、上司の了承を得たあとに提出するのが基本的な流れです。いきなり書類を突きつけるのは、円満退職の観点から避けるべきです。就業規則で定められた退職の申し出時期（多くは1〜2か月前）を守り、余裕を持って提出しましょう。提出のタイミングを誤ると、引き継ぎがうまくいかず、後味の悪い退職になってしまうこともあります。

提出先と渡し方

退職届・退職願は、原則として直属の上司に手渡しするのがマナーです。人事部に直接提出するのではなく、まず上司を通すのが一般的な順序です。白い無地の封筒に入れ、封筒の表には「退職届」または「退職願」と記載します。手渡しの際は、「よろしくお願いいたします」と一言添え、丁寧に渡しましょう。郵送での提出は、やむを得ない事情がある場合を除き、避けるのが望ましいとされています。

撤回できるか、注意点

退職願は、会社が承認する前であれば撤回できる可能性がありますが、退職届は原則として撤回できません。そのため、提出は「本当に退職の意思が固まってから」行うことが重要です。感情的な勢いで提出してしまい、後悔するケースもあります。また、提出後に「やはり残ってほしい」と強く引き止められることもありますが、意思が固いのであれば、丁寧かつ明確にその旨を伝えましょう。書類の提出は、退職に向けた大きな一歩です。

提出後にやるべきこと

退職届・退職願を提出したら、あとは円満に退職するための業務に集中しましょう。引き継ぎ資料の作成、後任者への説明、取引先への挨拶などを丁寧に進めることが、最後の印象を左右します。また、退職に伴って会社から受け取るべき書類（離職票、源泉徴収票など）や、返却すべきもの（社員証、備品など）も確認しておきましょう。最後まで責任を持って対応することが、気持ちよく次のキャリアへ進むための準備になります。

よくある質問

Q. 退職理由は正直に書くべきですか？
A. 退職届・退職願の理由欄は、「一身上の都合により」とするのが慣例です。具体的な理由を書く必要はありません。詳しい理由は、口頭で上司に伝える際に、前向きな形で説明すれば十分です。

Q. 会社所定のフォーマットがある場合は？
A. 会社に所定の退職届フォーマットがある場合は、それに従いましょう。手続きがスムーズに進みますし、余計な手間も省けます。フォーマットの有無は、事前に人事や上司に確認しておくとよいでしょう。

提出前の最終チェックポイント

退職届・退職願を提出する前には、いくつかの点を最終確認しておきましょう。まず、退職日が上司と合意した日付になっているか。次に、氏名や部署、宛名に誤りがないか。そして、封筒の表書きや折り方が正式な形式になっているか。こうした細部まで丁寧に整えることが、社会人としての誠実さの表れになります。書類は一度提出すると撤回が難しいため、提出前に落ち着いて見直す習慣をつけましょう。小さな不備が、円満退職の印象を損なうこともあるため、油断は禁物です。

まとめ

退職届・退職願は、両者の違いを理解し、正式な形式で丁寧に作成し、口頭での意思表示のあとに、適切なタイミングとマナーで提出することが大切です。書類は退職の意思を正式に示すものだからこそ、意思が固まってから、誠実に手続きを進めましょう。